Przyjrzyjmy się zatem, czym Zen To Done rzeczywiście jest. To zbiór dziesięciu nawyków, które pomogą Ci w zorganizowaniu się, uproszczeniu swojego życia, przejęciu kontroli nad swoimi sprawami oraz rzeczywiście wykonaniu swoich zadań.

Przyjmując ZTD, nie jesteś zobowiązany do przyjęcia wszystkich dziesięciu nawyków. Powinieneś wybrać te, które pasują do Twojego indywidualnego stylu, i skupić się na udoskonaleniu ich.

Każde z tych przyzwyczajeń należy, o ile to możliwe, wprowadzać w swoje życie pojedynczo lub co najwyżej 2 – 3 naraz. Skup się na zmianie jednego nawyku przez trzydzieści dni, a następnie przejdź do kolejnego.

„Sprawy najważniejsze nigdy nie mogą być zdane na łaskę błahostek”. -- Goethe

Wiem, że może to być trudne, ale nawyki z reguły pozostają trwalsze, kiedy wdrażasz naraz po jednym, dwóch. W ciągu roku uda Ci się je wszystkie wprowadzić w życie. Sądzę, że całkowite zorganizowanie się i zwiększenie swojej produktywności w ciągu jednego roku to całkiem niezły wyczyn.

Podana niżej kolejność wprowadzania nawyków jest jedynie propozycją — możesz je sobie przyswoić w kolejności, która odpowiada Ci najbardziej. Nawyki od 1. do 8. są najważniejsze, ale poważnie zastanów się też nad dwoma ostatnimi. Wszystkie z nich omówię szerzej w kolejnych rozdziałach.

1. Kolekcjonuj

Nawyk: ustawiczne kolekcjonowanie. Noś ze sobą mały notes (lub cokolwiek, co umożliwia prowadzenie notatek) i zapisuj wszelkie zadania, pomysły, projekty lub inne informacje, które przejdą Ci przez myśl. Przelej to z głowy na papier, żeby nie zapomnieć. ZTD wymaga od Ciebie wybrania bardzo prostego, przenośnego i łatwego w użyciu przyboru. Lepiej wybrać mały notes lub zbiór fiszek (choć nie jest to obowiązek), ponieważ zwyczajnie łatwiej się z nich korzysta i są bardziej mobilne niż laptopy i palmtopy. Im prostsze są te przybory, tym lepiej. Po powrocie do domu lub biura przepisz swoje notatki do listy spraw do załatwienia.

2. Przetwarzaj

Nawyk: podejmuj szybkie decyzje w sprawie rzeczy w skrzynce odbiorczej; nie odkładaj ich na później. Nagromadzenie spraw to odwlekanie podejmowania decyzji. Przetwarzaj swoje skrzynki odbiorcze (czy to e-mailowe, biurowe, głosowe, czy sam notatnik) przynajmniej raz dziennie albo częściej. Przetwarzaj sprawy od najświeższej do najstarszej, podejmując w odniesieniu do każdej z nich decyzję: załatwić sprawę (jeśli potrwa to krócej niż dwie minuty), pozbyć się jej, powierzyć komuś innemu albo umieścić na liście spraw lub w kalendarzu i zająć się nią później.

3. Planuj

Nawyk: wybierz Najważniejsze Zadania na każdy dzień i tydzień. Co tydzień wybieraj swoje Duże Kamyki, które chcesz w tym czasie wykonać, i rozplanuj je czasowo. Codziennie sporządzaj listę 1 – 3 Najważniejszych Zadań (które są w zasadzie Dużymi Kamykami na dany dzień) i koniecznie je wykonaj. Wykonuj te zadania możliwie wcześnie, żeby mieć pewność, że skończysz to, co zacząłeś.

4. Działanie

Nawyk: wykonuj jedną czynność naraz, bez zakłóceń. Jest to jedno z najważniejszych przyzwyczajeń ZTD. Musisz wybrać zadanie (najlepiej jedno z Najważniejszych Zadań) i całkowicie mu się poświęcić. Zacznij od wyeliminowania wszystkiego, co może odwracać Twoją uwagę. Wyłącz powiadomienia e-mailowe, telefon komórkowy i — o ile to możliwe — połączenie z internetem (albo chociaż zamknij niepotrzebne zakładki). Pozbądź się bałaganu na biurku (co powinno być łatwe, jeśli stosujesz się do nawyku 2.). Jeśli chcesz, to ustaw minutnik albo po prostu staraj się jak najdłużej koncentrować na swoim zadaniu. Nie daj się od niego odwieść. Jeśli ktoś Ci przerwie, zapisz wszelkie prośby, informacje lub przydzielone zadania w notesie i wróć do swojego zajęcia. Nie próbuj robić kilku rzeczy naraz.

5. Prosty, zaufany system

Nawyk: sporządzaj proste listy, które będziesz sprawdzał codziennie. Możesz korzystać z list kontekstowych, takich jak @praca, @telefon, @dom, @sprawy, @czekam itp., jeśli Ci odpowiadają. Według założeń ZTD takie listy powinny być możliwie jak najprostsze. Nie twórz skomplikowanego systemu i nie testuj ciągle nowych narzędzi. To strata czasu, choć dość przyjemna. Zapisuj listy w prostym notesie lub na fiszkach, ewentualnie korzystaj z możliwie najprostszego programu do tworzenia list. Nie potrzebujesz organizera, palmtopa, Outlooka czy skomplikowanego systemu tagów. Wystarczy jedna lista do każdego kontekstu oraz lista projektów, którą masz przeglądać codziennie lub co tydzień. Wiązanie zadań z projektami i kontekstami jednocześnie jest wprawdzie ciekawe, ale prowadzi do nadmiernych komplikacji. Zachowaj prostotę i skoncentruj się na tym, co masz do zrobienia na bieżąco, a nie na zabawie systemem i narzędziami.

6. Organizuj

Nawyk: znajdź miejsce dla wszystkiego. Wszystkie przychodzące sprawy powinny trafiać do Twojej skrzynki odbiorczej. Następnie zamieść je w listach kontekstowych i teczce z zadaniami, folderze katalogowym, w skrzynce nadawczej, jeśli zamierzasz sprawę przekazać, albo po prostu je wyrzuć. Od razu kładź rzeczy tam, gdzie ich miejsce, zamiast budować sterty do przejrzenia później. Dzięki temu masz czyste biurko, które pozwoli Ci skoncentrować się na swojej pracy. Nie odwlekaj spraw — odkładaj wszystko tam, gdzie powinno być.

7. Przeglądaj

Nawyk: co tydzień przeglądaj swój system i cele. Cotygodniowy przegląd ZTD wymaga od Ciebie szybkiego przejrzenia swojego systemu, a także skontrolowania swoich celów. Podczas cotygodniowego przeglądu powinieneś przemyśleć wszystkie swoje roczne cele, zastanowić się, co w ciągu ostatniego tygodnia zrobiłeś na rzecz ich osiągnięcia i co w związku z tym powinieneś zrobić w nadchodzącym tygodniu. Raz na miesiąc zarezerwuj sobie chwilę na przeprowadzenie przeglądu miesięcznego. Corocznie powinieneś zastanowić się nad swoimi celami rocznymi i życiowymi.

8. Upraszczaj

Nawyk: ogranicz swoje cele i zadania do tego, co niezbędne. Próba zajęcia się wszystkimi pojawiającymi się sprawami szybko Cię przeciąży i pozbawi koncentracji potrzebnej do zajęcia się Najważniejszymi Zadaniami. W ramach ZTD powinieneś natomiast przejrzeć swoje listy zadań i projektów, by sprawdzić, czy możesz je uprościć. Usuń wszystko poza kluczowymi projektami i zadaniami, aby móc się na nich skoncentrować. Ogranicz swoje zobowiązania i strumień przychodzących informacji. Dopilnuj, by Twoje projekty i zadania przystawały do Twoich celów rocznych i życiowych. Rób to codziennie (pobieżnie, na małą skalę) oraz w ramach tygodniowego i miesięcznego przeglądu.

9. Rytuały

Nawyk: opracuj rytuały i wykonuj je. Jeśli inne systemy produktywności są dla Ciebie za mało ustrukturyzowane, stwórz sobie rytuały i sprawdź, czy tak będzie Ci wygodniej. Poranny rytuał może się składać z przejrzenia kalendarza, list kontekstowych, wyznaczenia sobie Najważniejszych Zadań na dzień, ćwiczenia, przetwarzania e-maili i skrzynek odbiorczych oraz wykonania swojego pierwszego Najważniejszego Zadania. Wieczorny rytuał może się składać z (ponownego) przetwarzania e-maili i skrzynek odbiorczych, przemyślenia minionego dnia, sporządzenia zapisków w dzienniku i przygotowania się na kolejny dzień. Tygodniowy rytuał może się wiązać z dniem załatwiania spraw, robienia prania, zajęcia się rozliczeniami, przeglądem tygodniowym, dniem z rodziną itp. Wszystko zależy od Ciebie — stwórz swoje rytuały i wykorzystaj je.

10. Odkryj swoją pasję

Nawyk: szukaj pracy, na której Ci zależy. To wprawdzie ostatni wymieniony nawyk, ale jednocześnie najważniejszy. GTD świetnie się sprawdza przy zarządzaniu zadaniami w swoim życiu i unikaniu odkładania ich na później. Jeśli jednak zależy Ci na Twojej pracy, to sam z siebie nie odwlekasz jej — uwielbiasz się nią zajmować i chcesz robić więcej. Należy wykształcić w sobie nawyk ciągłego szukania rzeczy, które Cię interesują, i sprawdzania, czy możesz się nimi zająć zawodowo. Niech Twoja praca będzie czymś, na czym Ci zależy, a nie czymś, czego nie lubisz. Wtedy Twoja lista zadań stanie się niemalże listą nagród.

*Artykuł stanowi fragment książki pt. „Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności” Leo Babauta: http://ebookpoint.pl/ksiazki/zentod.htm (Sensus 2014).